Regolamento delle Sezioni del Circolo UniCredit Banca di Roma

APPROVATO DAL CdA IL 16 NOVEMBRE 2017

Art. 1 – Costituzione delle sezioni

Ai sensi dell’art. 28 dello statuto, alcune delle attività del Circolo possono essere promosse e gestite da Sezioni che ne curano specifici settori.
Per costituire una Sezione occorre che sia avanzata tramite il Comitato Esecutivo una proposta, che la stessa – pubblicizzata dal Circolo – raccolga l’adesione di almeno 25 soci e successivamente- previa relazione sulle attività che si intendono svolgere nei confronti dell’universalità dei Soci e con il più ampio coinvolgimento possibile degli stessi – sia formalmente approvata dal Consiglio di Amministrazione (CdA)
Essendo la Sezione una semplice articolazione organizzativa del Circolo, l’operatività della stessa avrà la supervisione e la presenza vincolante di un Consigliere delegato dal CdA. nelle riunioni degli organi competenti .
NOTA – Qualora la proposta di costituzione di una Sezione non raggiunga il limite di adesioni di cui sopra, Il CdA – se la ritiene meritevole di sperimentazione – può conferire al Socio proponente o altro Socio l’incarico annuale, eventualmente rinnovabile, di promuovere e dare vita a singole iniziative.
L’incaricato risponderà direttamente al Comitato Esecutivo sia per ogni preventiva autorizzazione sia per la successiva tempestiva rendicontazione..

Art. 2 – Iscritti

Sono iscritti della Sezione i Soci del Circolo che abbiano aderito alla proposta iniziale della sua costituzione o che ne abbiano successivamente formalizzato la propria adesione.

Art. 3 – Organi Competenti

La Sezione è composta dai seguenti Organi:

  1. l’Assemblea di Sezione, costituita dagli iscritti alla Sezione da almeno 3 mesi
  2. il Direttivo di Sezione;
  3. il Segretario e il Vice Segretario;

In caso di nuova costituzione l’Assemblea è costituita dai soci promotori.
Gli organi di cui ai punti b) e c) hanno una durata triennale corrispondente alla Consiliatura; decadono entro 60 gg. dalla ratifica dell’esito delle elezioni del nuovo Consiglio di Amministrazione del Circolo; possono comunque essere riconfermati dalla propria Assemblea.
Gli incarichi attribuiti nell’ambito della Sezione, dovranno essere comunicati per iscritto alla
Segreteria del Circolo.
Sia il Segretario che il Vice Segretario di una Sezione non possono ricoprire analogo incarico in altra Sezione. Il Segretario può ricoprire tale incarico per non più di tre mandati consecutivi.

Art. 4 – Assemblea: materie, convocazione, tenuta, validità

L’Assemblea di Sezione è costituita dai soli iscritti alla Sezione cui è riservato il diritto di intervento e di voto, da esercitarsi di persona, restando esclusa la possibilità di farsi rappresentare per delega.
All’Assemblea degli iscritti della Sezione compete:

  1. eleggere i componenti del Direttivo;
  2. definire gli indirizzi delle attività, valutare ed approvare i Bilanci preventivi e consuntivi della Sezione, rispettivamente entro ottobre e gennaio successivo

La convocazione dell’Assemblea con relativo o.d.g. compete al Segretario (o, in sua assenza, al Vice Segretario) che ne dovrà però concordare data e luogo di tenuta con il Consigliere delegato dal CdA.
In caso di necessità lo stesso Consigliere può convocare direttamente l’Assemblea.
Sarà cura di chi provvede alla convocazione informare gli iscritti, sia direttamente che con avviso sul sito del Circolo, con un preavviso di almeno 10 giorni.
L’Assemblea di Sezione dovrà essere convocata almeno due volte l’anno.
L’assemblea sarà ritenuta valida se sono presenti il Consigliere Delegato (o altro Consigliere) che fungerà da Presidente e almeno 10 iscritti.
Le delibere saranno prese a maggioranza degli iscritti presenti.
Il Segretario (o altro socio delegato) redigerà il verbale dell’Assemblea con l’indicazione nominativa degli iscritti presenti che andrà firmato dal Presidente e dal Segretario e successivamente trasmesso in copia alla Segreteria del Circolo.
All’Assemblea possono partecipare, ma senza diritto di voto, Soci del Circolo non iscritti alla Sezione.

Art. 5 – Direttivo di Sezione

E’ l’organo collegiale, composto da cinque componenti (*) che gestisce l’attività della Sezione , valutando con il Consigliere Delegato le iniziative da proporre ai Soci (iscritti e non) e stabilendo le relative modalità attuative.
Eletto dall’Assemblea, provvede a sua volta ad eleggere al proprio interno il Segretario e il Vice Segretario.
I componenti del Direttivo non possono ricoprire cariche statutarie né far parte di più di due Direttivi.
La convocazione del Direttivo – con il relativo o.d.g. –avverrà con un preavviso di almeno 5 giorni da parte del Segretario, o se ritenuto necessario, dal Consigliere Delegato o dalla maggioranza dei componenti stessi.
La riunione è valida se sono presenti la maggioranza dei membri del Direttivo nonché il Consigliere Delegato. Le delibere saranno approvate con il voto favorevole della maggioranza dei presenti.
Il Direttivo, nel corso di apposita riunione, può revocare con il voto favorevole dei 3/5 dei suoi componenti, l’incarico al Segretario e/o al Vice Segretario e, di conseguenza, provvedere, anche contestualmente alla loro sostituzione. Se il o i sostituti non raccolgono il consenso di almeno i 3/5 dei componenti, Il Direttivo si intende decaduto.
La decadenza del Direttivo (o del solo Segretario) può essere decisa dal Comitato Esecutivo per comportamenti di cui al successivo art.15.
In entrambi i casi di decadenza la Direzione del Circolo dovrà indire entro 60 giorni un’Assemblea di Sezione per l’elezione di un nuovo Direttivo o, in alternativa, proporrà al Comitato Esecutivo di valutare se sciogliere la Sezione
Per la decadenza del singolo componente e per la sua sostituzione, come pure per la sussistenza del Direttivo in caso di cessazioni multiple, valgono gli stessi criteri adottati per il CdA del Circolo.
(*) Nota – I Direttivi che al momento dell’entrata in vigore del presente Regolamento siano costituiti da un numero di componenti superiore, restano in carica fino a scadenza

Art. 6 – Funzioni e Responsabilità del Segretario e del Vice

Il Segretario al momento della nomina è tenuto a sottoscrivere per presa visione il presente Regolamento, con l’impegno di distribuirne copia ai membri del Direttivo.
Intrattiene i rapporti con il Consigliere delegato e, d’intesa con lo stesso, convoca il Direttivo e l’Assemblea.
Al Segretario compete:

  • redigere e poi conservare i verbali di tutte le riunioni;
  • provvedere alla rendicontazione delle singole iniziative allegandovi l’elenco dei partecipanti specificando se iscritti o simpatizzanti;
  • predisporre e presentare, al Direttivo prima e all’Assemblea poi, le relazioni e le ipotesi di Bilancio (sia preventivo che consuntivo);
  • informare con congruo anticipo la Segreteria di ogni iniziativa in calendario per consentirne la più ampia pubblicizzazione
  • inserire nel proprio spazio del portale tutte le info sulla sezione
  • fornire copia alla Segreteria dei certificati medici previsti per chi partecipa ad attività sportive o simili

Il Vice Segretario sostituisce in caso di assenza / impedimento il Segretario e collabora con lo stesso.
Per i formali rapporti esterni la rappresentanza della Sezione spetta solo al Presidente del Circolo o, in sua assenza/impedimento ad uno dei due vice.
Per quanto attiene, invece, ai rapporti con i fornitori gli stessi andranno formalizzati dal Consigliere Delegato.
Per avvisi e comunicazioni riguardanti gli iscritti le Sezioni possono utilizzare solo il sito ufficiale del Circolo e la mail ufficiale della sezione.
Gli indirizzi mail dei soci iscritti alla sezione devono essere comunicati alla Segreteria.
E’ espressamente vietato l’utilizzo di siti o indirizzi e-mail differenti e l’utilizzo del nome e logo del Circolo.

Art. 7 – Funzioni del Consigliere Delegato

Il Consigliere delegato dal CdA sovrintende e presiede ogni riunione (Direttivo ed Assemblea) della Sezione
Ne segue l’attività, si fa portatore nei confronti del Comitato Esecutivo di qualsiasi richiesta non prevista ed è responsabile sempre nei confronti del Comitato Esecutivo del rispetto del presente Regolamento da parte della Sezione stessa e del suo Direttivo.

Art. 8 – Regolamentazione attività

L’attività svolta dalla Sezione, in proprio o in sinergia con altre Sezioni, deve avere un carattere prevalentemente sociale che sappia coinvolgere il più gran numero possibile di soci in relazione alla specificità della stessa.
Le iniziative devono essere pertanto preventivamente pubblicizzate tramite gli strumenti informatici del Circolo.
Le relative spese sono sostenute da chi partecipa alle iniziative – in prevalenza soci e familiari, nonché in percentuale ridotta simpatizzanti.
Il Circolo contribuisce per la parte organizzativa nell’ambito del plafond assegnato alla Sezione secondo specifiche indicazioni stabilite dalla Direzione del Circolo ed in una misura che di norma non può superare il 50% del totale della singola iniziativa.
La Direzione, qualora in sede di rendicontazione della singola iniziativa verifichi che il numero dei partecipanti effettivi risulta considerevolmente inferiore o superiore a quanto indicato nel Preventivo, si riserva – sentito il Consigliere Delegato – di ridurre o aumentare in proporzione l’importo stanziato.
La Sezione deve predisporre annualmente un calendario delle attività in programma sulla cui base stilare un preventivo. In corso d’anno possono essere apportate allo stesso delle modifiche che richiedono a loro volta l’approvazione da parte del Comitato Esecutivo

Art. 9 – Bilanci

Entro il 20 ottobre il Segretario di Sezione – per consentire l’inserimento del relativo stanziamento nel Bilancio Generale del Circolo – dovrà consegnare alla Direzione, per l’approvazione, il Preventivo per l’anno successivo, consistente in una relazione il più possibile dettagliata delle singole attività previste e dei relativi costi.
Il Bilancio Preventivo deve essere redatto, per ciascuna attività, in forma analitica e deve contenere tutte le indicazioni utili per poter valutare l’attività della Sezione, nonché l’indicazione della contribuzione richiesta.
Entro il 20 febbraio dell’anno successivo a quello di riferimento andrà consegnato, sempre alla Direzione, il Consuntivo, che andrà corredato da:

  • elenco aggiornato degli iscritti alla Sezione,
  • relazione di fine anno, indicante dettagliatamente attività organizzate e costi relativi,
  • elenco nominativo dei Soci e numerico dei simpatizzanti che vi abbiano partecipato
  • elenco eventuale dei fornitori utilizzati.

Il Bilancio Consuntivo deve contenere tutti i termini di raffronto con il Preventivo di riferimento e dare la possibilità di conoscere in modo esplicito il costo totale di ogni singola manifestazione.
Sia il Bilancio Preventivo che il Consuntivo andranno accompagnati dalle copie dei verbali di approvazione del Direttivo e dell’Assemblea.
Eventuali avanzi annuali di esercizio della Sezione possono essere portati a nuovo nell’esercizio successivo, in aggiunta al nuovo budget e per un solo anno, con un massimo di € 1.000,00 (mille).
Somme superiori a tale importo o relative a più anni, rifluiranno contabilmente nel Bilancio Generale del Circolo, salvo eventuali deroghe, stabilite caso per caso, dal Consiglio di Amministrazione

Art.10 – Amministrazione e Contabilità

I documenti fiscali relativi a spese effettuate, intestati ovviamente al Circolo, dovranno essere consegnati alla Segreteria entro 30 giorni dalla data indicata nella fattura; in difetto, non essendo possibile per il Circolo giustificare la spesa , la stessa non potrà essere riconosciuta.
Il Circolo potrà procedere al pagamento integrale e diretto dell’attività, incamerando poi dal Socio il corrispettivo dovuto, oppure potrà erogare direttamente al Socio partecipante un contributo per l’attività in questione.
Solo le spese effettuate secondo le destinazioni ed entro i limiti approvati dal CdA del Circolo, potranno essere considerate rientranti nel contributo stanziato per la Sezione. I relativi rimborsi verranno effettuati dalla Segreteria del Circolo su presentazione di idonea documentazione fiscale.
Al Segretario di Sezione, nell’ambito dello stanziamento approvato, potrà essere concesso un fondo cassa con un limite massimo di € 500,00 il cui utilizzo, totale o parziale, dovrà essere rendicontato entro 30 gg. dalla concessione con documentazione fiscalmente valida e, comunque, prima di poter accedere ad un’ulteriore anticipazione.
Tutta la documentazione di spesa, unitamente a qualsiasi altra comunicazione o richiesta indirizzata al Circolo, dovrà recare obbligatoriamente la firma del Consigliere delegato, senza la quale non sarà presa in alcuna considerazione.

Art. 11 – Specifici limiti spesa

  • Divise – Una parte minoritaria della somma stanziata potrà essere destinata all’acquisto di divise sportive – esclusivamente nei colori sociali e recanti la scritta Circolo Unicredit Banca di Roma- su richiesta della Sezione interessata;
  • Tornei – Salvo diverse determinazioni da parte del Consiglio di Amministrazione, annualmente può essere finanziato un torneo interbancario e/o interaziendale, con un contributo di euro 60,00 ad atleta/Socio e/o atleta del nucleo familiare, e con un rimborso delle tasse di iscrizione alla manifestazione fino ad un massimo di euro 25,00 pro capite; qualora le tasse di partecipazione superino l’importo di € 25,00 l’eccedenza dovrà necessariamente essere assorbita dall’eventuale contributo erogato.
  • Trofei, gadget – Gli acquisti dei trofei, coppe, premi e le altre spese di rappresentanza, dovranno essere indirizzati, in linea di massima, presso i fornitori ufficiali del Circolo con i quali sono state concordate condizioni che permetteranno ovvie sinergie e risparmi da parte del Circolo. I relativi importi di spesa non potranno di norma superare il 20% del totale del contributo deliberato

Art. 12 – Sezioni Sportive

Per le Sezioni sportive il Segretario ha l’obbligo di verificare e certificare che tutti i partecipanti agli eventi sportivi siano in regola con le norme vigenti che disciplinano l’attività sportiva agonistica o non agonistica, come ad esempio il possesso di idoneo certificato medico.
Dei certificati medici, ove richiesti, andrà consegnata copia alla Segreteria del Circolo.

Art. 13 – Sponsor

Qualora la Sezione nell’ambito della propria attività riceva delle proposte di sponsorizzazione da parte di ditte o società, le stesse proposte dovranno essere preventivamente sottoposte all’attenzione del Comitato Esecutivo, che deciderà a suo insindacabile giudizio, in merito alla convenienza economica e all’opportunità delle stesse per la tutela del buon nome del Circolo. In caso di approvazione, le eventuali somme derivanti dalla sponsorizzazione verranno incassate dal Circolo e poi distribuite alla sezione interessata, in aggiunta agli stanziamenti già approvati, detratte le spese e gli oneri fiscali.

Art. 14 – Rapporti esterni

Collaborazioni – In relazione all’art. 2 dello Statuto le Sezioni potranno collaborare con Federazioni, Associazioni Sportive Dilettantistiche, Enti di promozione ed altri Organismi nazionali ed internazionali (quali ad esempio la Croce Rossa, le Federazioni Sportive del CONI, ecc.) sempre che ciò non contrasti con i principi ispiratori delle attività del Circolo e con lo Statuto dello stesso.
La richiesta andrà sottoposta per l’autorizzazione al Comitato Esecutivo e formalizzata con lettera firmata dal Presidente o da chi lo costituisce.
Strumenti multimediali – L’eventuale utilizzo di strumenti multimediali da parte delle Sezioni, come internet, radio, televisione ecc., dovrà essere preventivamente comunicato al Consiglio di Amministrazione del Circolo e da questo espressamente autorizzato, così come qualsiasi utilizzo del nome “Circolo Unicredit Banca di Roma”.

Art. 15 – Scioglimento

Le Sezioni posso essere sciolte, su delibera motivata del Consiglio di Amministrazione, in caso di mancato rispetto dello Statuto e/o del presente Regolamento, di mancato adeguamento alle direttive emanate, nel caso di illegittimo utilizzo del nome del Circolo e comunque al verificarsi di fatti che ledano il buon nome e/o gli interessi del Circolo stesso.

Art. 16 – Decorrenza e validità

Il presente regolamento avrà decorrenza dalla data indicata in sede di approvazione da parte del Consiglio di Amministrazione del Circolo e sarà valido fino a successiva modifica e relativa approvazione.

Art. 17 – Approvazione del Regolamento

Il presente Regolamento è stato approvato dal Consiglio di Amministrazione del Circolo con delibera del 16 Novembre 2017.

 

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