Regolamento dei Circoli Territoriali del Circolo UniCredit Banca di Roma

(Deliberato dal C.d.A. nella riunione del 24 maggio 2013)

PREMESSA che costituisce parte integrante del presente regolamento: Il Circolo UniCredit Banca di Roma, a norma di quanto previsto dall’art. 28 dello Statuto, può avvalersi dell’attività svolta dai Circoli Territoriali in tutte quelle zone dove risultano iscritti almeno 500 Soci, ovvero, qualora tale numero risultasse inferiore, a seguito di delibera del Consiglio di Amministrazione. I rapporti tra il Circolo Centrale e i Circoli Territoriali sono gestiti da un Consigliere di Amministrazione delegato per ogni singolo Circolo Territoriale dal Consiglio stesso. Il medesimo, nel concordare preventivamente con il Segretario Territoriale le varie convocazioni delle Assemblee dei Soci e le riunioni del Direttivo, dovrà coordinare le incombenze delle attività territoriali e, pertanto, dovrà essere costantemente informato in merito alle determinazioni del Direttivo stesso, informando a sua volta il Consiglio di Amministrazione del Circolo.

ARTICOLO 1: COSTITUZIONE E SCIOGLIMENTO

Le attività dei Circoli Territoriali dovranno essere in linea con i principi ispiratori del Circolo, così come previsto dagli artt. 1 e 2 dello Statuto sociale. La proposta di costituzione di un Circolo Territoriale, ai sensi dell’art. 28 dello Statuto, dovrà essere sottoposta all’approvazione del Consiglio di Amministrazione; la stessa dovrà essere motivata e circostanziata dai relativi soci proponenti. Qualora il Consiglio stesso approvi la proposta, ne darà comunicazione ai soci nei modi d’uso ed indirà la relativa Assemblea costitutiva entro 60 giorni dalla data della delibera. A detta Assemblea, da tenersi nel territorio del costituente Circolo Territoriale, potranno partecipare i soci in servizio che hanno sede di lavoro nel territorio di competenza ed i soci in quiescenza che risiedono nel territorio stesso. I Circoli Territoriali potranno essere sciolti, su delibera del Consiglio di Amministrazione, qualora vengano riscontrati comprovati fatti e comportamenti da parte dei suoi componenti che pongano i Circoli Territoriali stessi al di fuori o contro lo spirito istituzionale del Circolo e gli interessi dei Soci. Potranno altresì essere sciolti, sempre con delibera del Consiglio di Amministrazione, nel caso di riscontrato scarso interesse alle attività locali da parte dei Soci.

ARTICOLO 2: ORGANI COMPONENTI

Il Circolo Territoriale si compone dei seguenti organismi:

  • L’Assemblea dei Soci del Circolo Territoriale;
  • Il Direttivo del Circolo Territoriale.
  • Il Segretario e il Vice Segretario;

Gli organi di cui ai punti b) e c) hanno durata triennale. Il Direttivo del Circolo Territoriale decade entro 60 gg. dalla ratifica dell’esito delle elezioni del nuovo Consiglio di Amministrazione del Circolo da parte dell’Assemblea Generale dei Soci e, comunque, può essere riconfermato dall’Assemblea dei Soci del Circolo Territoriale. Gli incarichi attribuiti nell’ambito del Circolo Territoriale debbono essere comunicati per iscritto alla Segreteria del Circolo che, a sua volta, informerà il Consiglio di Amministrazione. Come specificato nell’art. 1, sono considerati soci del Circolo Territoriale i soci in servizio che hanno sede di lavoro nel territorio di competenza e quelli in quiescenza che risiedono nell’ambito del territorio stesso.

ARTICOLO 3: ASSEMBLEA E MATERIE

L’Assemblea del Circolo Territoriale è costituita da tutti i Soci come indicato nell’ultimo comma dell’art. 2 del presente regolamento. A tale Assemblea sarà ritenuta valida unicamente la presenza diretta del Socio escludendo pertanto qualunque tipo di delega. L’Assemblea, la cui data dovrà essere preventivamente concordata con il Consigliere di Amministrazione delegato, sarà convocata dal Segretario del Circolo Territoriale; la stessa dovrà essere indetta, in seduta ordinaria, almeno due volte l’anno; potrà inoltre essere convocata in seduta straordinaria dal Segretario, dalla maggioranza del Direttivo del Circolo Territoriale, dalla maggioranza dei Soci del Circolo Territoriale e/o dal Consigliere di Amministrazione delegato qualora ritenuto necessario. L’Assemblea, dovrà provvedere a:

  • eleggere a maggioranza, secondo i principi stabiliti dallo Statuto, i membri del Direttivo del Circolo Territoriale che, alla prima riunione utile, nomineranno tra di loro il Segretario ed il Vice Segretario;
  • valutare e approvare i Bilanci preventivi e consuntivi relativi all’attività del Circolo Territoriale;
  • determinare l’eventuale quota annua integrativa a carico degli partecipanti alle attività del Circolo Territoriale.

ARTICOLO 4: FUNZIONI DEL SEGRETARIO/VICE SEGRETARIO

Il Segretario al momento della nomina è tenuto a sottoscrivere, per presa visione, il presente regolamento con l’impegno di distribuirne copia ai Membri del Direttivo. Il Segretario, con la collaborazione del vice Segretario, cura la redazione del Bilancio Preventivo e Consuntivo del Circolo territoriale, provvede al disbrigo della corrispondenza, alla convocazione delle riunioni, alla compilazione dei verbali delle sedute, alla redazione della relazione di fine anno e di quella previsionale dell’anno successivo e provvede a quant’altro necessario per la migliore attuazione delle iniziative del circolo territoriale; di tali incombenze dovrà essere sempre preventivamente informato il Consigliere di Amministrazione delegato. Il Segretario, o in sua assenza o impedimento il Vice Segretario, rappresenta il Circolo Territoriale nei rapporti tecnico organizzativi attinenti la specifica attività del Circolo Territoriale stesso. Per quanto attiene i formali rapporti esterni, ogni Circolo Territoriale è rappresentato ufficialmente dal Presidente del Circolo o, in sua assenza o impedimento, da uno dei Vice Presidenti, nell’ordine stabilito dallo Statuto sociale. Per quanto attiene i rapporti con i fornitori di servizi richiesti dal Circolo Territoriale, gli stessi dovranno essere formalizzati dal Consigliere Delegato. Il Segretario deve fornire annualmente alla Segreteria l’elenco dei fornitori utilizzati, corredato di tutti i dati amministrativi e fiscali, per consentire le relative incombenze di legge. In tutti i casi di nomina di un nuovo Segretario, il Segretario uscente dovrà consegnare al precedente tutta la documentazione in suo possesso. I componenti del Direttivo del Circolo Territoriale non possono ricoprire cariche statutarie.

ARTICOLO 5: ELEZIONE E FUNZIONAMENTO DEL DIRETTIVO DEL CIRCOLO TERRITORIALE

Il Direttivo del Circolo Territoriale, che è composto da un numero minimo di 3 ed un massimo di 9 elementi, compresi il Segretario ed il Vice Segretario, valuta con il Consigliere delegato le iniziative proprie del Circolo Territoriale stabilendone la relativa attuazione. Per le iniziative di durata superiore ad un giorno, dovrà essere preventivamente informato il Consiglio di Amministrazione del Circolo per la relativa autorizzazione. Il Direttivo del Circolo Territoriale si dovrà riunire almeno quattro volte l’anno – minimo una volta a trimestre; lo stesso potrà essere altresì convocato ogni qualvolta lo reputi opportuno il Segretario o la maggioranza dei membri del Direttivo stesso, oppure su richiesta del Consigliere di Amministrazione delegato. Per la validità delle sedute è necessaria la presenza della maggioranza dei Consiglieri; le delibere saranno ovviamente prese a maggioranza dei presenti; le stesse dovranno essere successivamente rese note al Consigliere delegato che, a sua volta, informerà il Consiglio di Amministrazione. Il Direttivo del Circolo Territoriale può revocare, nel corso di apposita riunione, con la maggioranza dei 2/3, l’incarico al Segretario e/o al Vice Segretario e, di conseguenza, provvedere, nella stessa riunione, alla loro sostituzione. In tal caso, se il numero delle preferenze accordate ai nuovi candidati alle cariche di Segretario e/o Vice Segretario non rappresenta almeno la maggioranza dei 2/3 del Direttivo del Circolo Territoriale, il Direttivo stesso decade e, di conseguenza, la Segreteria del Circolo dovrà indire, entro 60 giorni, un’Assemblea dei Soci del Territoriale per l’elezione del nuovo Direttivo. Il Membro del Direttivo che risulti assente ingiustificato alle relative riunioni, per tre volte consecutive, decade dalla carica e viene sostituito dal primo dei non eletti nell’Assemblea costitutiva. Nel caso in cui non fossero state registrate le risultanze assembleari, ma soltanto i nominativi degli eletti, dovrà essere convocata, a cura del Segretario del Circolo Territoriale, una specifica Assemblea per la nomina di un nuovo componente. Qualora risultassero nel tempo decaduti un numero di componenti che rappresentano almeno la metà del Direttivo iniziale, l’intero Direttivo verrà considerato decaduto e la Segreteria del Circolo dovrà procedere, entro 60 giorni, ad indire una Assemblea dei Soci del Circolo Territoriale per l’elezione di un nuovo Direttivo.

ARTICOLO 6: SEZIONI SPORTIVE NELL’AMBITO DEL CIRCOLO TERRITORIALE

Nell’ambito dei Circoli Territoriali, così come previsto dall’art. 28 dello Statuto, possono essere costituite Sezioni sportive e culturali che, pur facendo riferimento al Circolo Territoriale, dovranno rispettare il “Regolamento delle Sezioni del Circolo UniCredit Banca di Roma”. In particolare, per le Sezioni Sportive, il Segretario ha l’obbligo di verificare e certificare che tutti i partecipanti agli eventi sportivi siano in regola con le norme vigenti che disciplinano l’attività sportiva agonistica e non, esibendo tassativamente la consegna di idoneo certificato medico.

ARTICOLO 7: CONDUZIONE AMMINISTRATIVO/CONTABILE E RELATIVA DOCUMENTAZIONE

Il Bilancio Preventivo dei Circoli Territoriali, unitamente alla relazione previsionale, deve essere trasmesso al Circolo a cura del Segretario o di chi lo sostituisce entro il 31 ottobre dell’anno antecedente a quello di riferimento; il Bilancio Consuntivo, con la relazione di fine anno, va trasmesso, con le medesime modalità, entro il 20 febbraio dell’anno successivo a quello di riferimento. I relativi documenti fiscali, intestati ovviamente al Circolo UniCredit Banca di Roma, dovranno tassativamente essere consegnati alla Segretaria del Circolo, per i relativi adempimenti contabili, entro 30 giorni dalla data indicata nella fattura; in difetto di ciò la relativa spesa non potrà essere riconosciuta. Ai Bilanci di cui sopra, vanno allegate le copie dei relativi verbali assembleari; al Verbale dell’Assemblea che ha approvato il Bilancio Consuntivo deve essere allegato, altresì, l’elenco dei Soci partecipanti all’attività del Circolo Territoriale; tale incombenza è condizione essenziale per una corretta valutazione che gli impieghi economici siano stati utilizzati secondo i principi istituzionali. Il Bilancio Preventivo deve essere redatto in forma analitica e deve contenere tutte le indicazioni utili per poter valutare l’attività del Circolo Territoriale nonché l’indicazione della contribuzione richiesta; il Bilancio Consuntivo deve contenere tutti i termini di raffronto con il Preventivo di riferimento e dare la possibilità di conoscere in modo esplicito il costo totale della singola manifestazione. Il Bilancio Preventivo non può prescindere dal prevedere una contribuzione da parte dei soci partecipanti ad ogni singola iniziativa del Circolo Territoriale. Solo le spese effettuate secondo le destinazioni ed entro i limiti approvati dal Consiglio di Amministrazione del Circolo potranno essere considerate rientranti nel contributo assegnato al Circolo Territoriale dal Consiglio di Amministrazione stesso. Nell’arco dell’anno, per comprovate necessità, i Circoli Territoriali potranno chiedere al Consiglio di Amministrazione del Circolo variazioni quantitative delle somme assegnate iscritte nei Bilanci approvati che saranno disponibili solo dopo l’approvazione del Consiglio medesimo. Per le attività dei Circoli Territoriali che necessariamente debbono svolgersi ad inizio anno, quando ancora non è stato reso noto l’ammontare del contributo approvato, potrà essere chiesta al Consiglio di Amministrazione del Circolo un’anticipazione della contribuzione sulla base di quanto analogamente effettuato nell’anno precedente. I pagamenti delle spese vengono effettuati dalla Segreteria del Circolo, a presentazione di idonea documentazione fiscale intestata al Circolo UniCredit Banca di Roma. Potrà essere concesso al Segretario dal Circolo Territoriale un fondo cassa, con un limite massimo di € 500,00, che dovrà essere rendicontato entro 30 gg. dalla concessione fornendo documentazione fiscalmente valida; in difetto di ciò non potrà essere corrisposta alcuna ulteriore anticipazione. Tutta la documentazione sopraindicata, unitamente a qualsiasi comunicazione indirizzata alla Segreteria del Circolo dovrà recare obbligatoriamente la firma del Consigliere delegato.

ARTICOLO 8: MODALITÀ GESTIONALI – BILANCI

I Bilanci dei Circoli Territoriali dovranno essere redatti in conformità con i seguenti criteri:

  • il Bilancio Preventivo e Consuntivo dei Circoli Territoriali dovrà essere redatto secondo lo schema previsto dalla Direzione Segreteria del Circolo;
  • l’importo accordato e le relative spese sostenute dovranno essere imputate nei vari ai vari capitoli di competenza in maniera che risulti come attività prevalente quella sociale (es.: tornei sociali, gare sociali, feste sociali, corsi di scuola sportiva per soci e familiari, visite mediche sportive, ecc.);
  • una parte minoritaria della somma accordata potrà essere destinata all’acquisto di divise sportive con i colori sociali e la scritta “CIRCOLO UNICREDIT BANCA DI ROMA”; ovviamente sarà sempre gradita l’eventualità che uno sponsor contribuisca all’acquisto in parola; in ogni caso il “logo” del Circolo dovrà essere prevalente, al massimo equivalente, a quello dello sponsor;
  • su richiesta del Circolo Territoriale e salvo diversa determinazione del Consiglio di Amministrazione, potranno essere finanziati due tornei interbancari e/o interaziendali all’anno, con un contributo di € 60,00 ad atleta/socio e/o atleta/familiare e con un rimborso delle tasse di iscrizione alla manifestazione fino ad un massimo di € 25,00 pro capite; qualora le tasse di partecipazione superino l’importo di € 25,00, l’eccedenza dovrà necessariamente essere assorbita dall’eventuale contributo erogato all’atleta/socio;
  • gli acquisti di trofei, coppe, premi e le altre piccole spese di rappresentanza, dovranno essere, in linea di massima, rivolti presso i fornitori ufficiali del Circolo con i quali sono state concordate condizioni che permetteranno ovvie sinergie e risparmi da parte del Circolo; gli importi per detta voce di spesa non potranno superare il 20% del totale del contributo deliberato (salvo autorizzazione da parte della Segreteria del Circolo per ulteriore 10% massimo).

ARTICOLO 9: UTILIZZO DI EVENTUALI ENTRATE E AVANZI DI ESERCIZIO

Gli avanzi annuali d’esercizio dei Circoli Territoriali, possono essere portati a nuovo nell’esercizio successivo, in aggiunta al nuovo budget e per un solo anno, con un massimo di €. 1.000. In caso di somme superiori a tale importo, o di importi relativi a più anni, gli stessi dovranno rifluire contabilmente nel Bilancio Generale del Circolo, salvo eventuali deroghe, stabilite caso per caso, dal Consiglio di Amministrazione. Le eventuali quote annue del Circolo Territoriale a carico degli iscritti, nonché ogni erogazione e sponsorizzazione ottenuta a qualsiasi titolo, anche da Enti pubblici o privati, potranno essere utilizzati dai Circoli Territoriali in aggiunta all’importo assegnato nell’anno di competenza.

ARTICOLO 10: RAPPORTI CON ORGANISMI ESTERNI

I Circoli Territoriali potranno iscriversi a Federazioni, Enti di promozione ed altri Organismi nazionali ed internazionali (quali ad esempio la Croce Rossa, le Federazioni Sportive del CONI, ecc.) qualora ciò non sia in contrasto con i principi istituzionali del Circolo. L’iscrizione potrà avvenire esclusivamente con la firma del Presidente del Circolo o di chi lo sostituisce. Per quanto riguarda il “sito Internet” il Circolo Territoriale potrà utilizzare esclusivamente quello ufficiale del Circolo. E’ espressamente vietato l’utilizzo di siti o di indirizzi mail differenti, nonché l’utilizzo di nomi e/o logo diversi da quello ufficiale del Circolo. Per le comunicazioni da inviare agli iscritti il Direttivo dovrà utilizzare esclusivamente la mail ufficiale del Territoriale. Gli indirizzi mail dei soci del Territoriale devono essere comunicati alla Segreteria del Circolo.

ARTICOLO 11: RAPPRESENTANZA SOCIALE

I colori sociali dovranno figurare nelle divise sportive dei Circoli Territoriali, con la scritta “CIRCOLO UNICREDIT BANCA DI ROMA”.

ARTICOLO 12: DECORRENZA E VALIDITÀ

Norma Transitoria – Il presente Regolamento avrà decorrenza dalla data di approvazione del Consiglio di Amministrazione del Circolo e sarà valido fino a successiva modifica e relativa approvazione.

ARTICOLO 13: APPROVAZIONE DEL REGOLAMENTO

Il presente Regolamento è stato approvato dal Consiglio di Amministrazione del Circolo con delibera del 24 MAGGIO 2013.

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