Circolo UniCredit Banca di Roma

Regolamento delle Sezioni del Circolo UniCredit Banca di Roma

(sottoposto alla delibera del C.d.A. del 24/05/2013)

PREMESSA che costituisce parte integrante del presente regolamento:

le Sezioni non costituiscono enti autonomi, ma sono organismi del Circolo UniCredit Banca di Roma, aventi unicamente la funzione di gestire specifiche attività del Circolo stesso.

I rapporti tra il Circolo e le Sezioni sono gestiti da un Consigliere di Amministrazione delegato per ogni singola Sezione..

ARTICOLO 1: COSTITUZIONE E SCIOGLIMENTO

Le attività del Circolo, che presentano peculiarità specifiche, potranno essere gestite tramite apposite Sezioni, che, verranno formalmente costituite a discrezione del Consiglio di Amministrazione del Circolo stesso, su richiesta dei Soci interessati. Le attività delle Sezioni dovranno essere compatibili e adeguate a quanto stabilito sia dallo Statuto del Circolo UniCredit Banca di Roma, sia dal presente Regolamento, nonché dalle eventuali direttive emanate dal Consiglio di Amministrazione. La proposta di costituzione di una nuova Sezione dovrà essere sottoposta all’approvazione del Consiglio di Amministrazione con richiesta sottoscritta da almeno 30 Soci effettivi. Qualora il Consiglio stesso approvi la proposta, ne darà comunicazione ai Soci nei modi d’uso e indirà la relativa Assemblea costitutiva entro 60 giorni dalla data della delibera. A detta Assemblea potranno partecipare tutti i soci del Circolo, oltre quelli richiedenti la costituzione della Sezione. L’Assemblea sarà valida con la presenza fisica di almeno 30 Soci. I Soci dovranno formalizzare l’iscrizione alla Sezione mediante l’apposito modulo posto sul sito internet del Circolo e poi sottoscrivere la scheda di adesione allegata al presente regolamento. Il numero dei Soci che parteciperà alle iniziative delle Sezioni verrà valutato dal Consiglio di Amministrazione in occasione del Consuntivo di ogni fine d’anno; se tale numero dovesse risultare inferiore a 30 Soci diversi, il Consiglio di Amministrazione potrà:

  • sospendere l’eventuale contribuzione riportata nel preventivo annuo, valutando e decidendo, di volta in volta, in merito all’opportunità di svolgimento delle singole attività previste;
  • sciogliere la Sezione.

Le Sezioni, inoltre, potranno essere sciolte, su delibera motivata del Consiglio di Amministrazione, in caso di mancato rispetto dello Statuto e/o del presente Regolamento, di mancato adeguamento alle direttive emanate, nel caso di utilizzo illegittimo e non autorizzato del nome Circolo Unicredit Banca di Roma, al verificarsi di fatti che ledano il buon nome e/o gli interessi del Circolo Unicredit Banca di Roma. Nei casi sopra indicati, il Consiglio di Amministrazione, valutata la situazione, potrà decidere la revoca del Segretario e/o dell’intero Direttivo eletto. In tal caso la sezione verrà gestita dalla Direzione della Segreteria del Circolo, fino alla elezione del nuovo Segretario e/o del nuovo Direttivo. ARTICOLO 2: ORGANI COMPONENTI La Sezione è composta dai seguenti Organi:

  1. l’Assemblea di Sezione dei Soci del Circolo iscritti alla Sezione da almeno 3 (tre) mesi, ad eccezione dell’Assemblea costitutiva;
  2. il Direttivo di Sezione;
  3. il Segretario e il Vice Segretario;

Gli organi di cui ai punti b) e c) hanno durata triennale. Il Direttivo di Sezione decade entro 60 gg. dalla ratifica dell’esito delle elezioni del nuovo Consiglio di Amministrazione del Circolo da parte dell’Assemblea Generale dei Soci e comunque può essere riconfermato dall’Assemblea di Sezione. Gli incarichi attribuiti nell’ambito della Sezione, dovranno essere comunicati per iscritto alla Direzione della Segreteria del Circolo che, a sua volta, informerà il Consiglio di Amministrazione. La carica di Segretario e Vice Segretario di una Sezione è incompatibile con quella di Segretario e Vice Segretario di altre Sezioni.

ARTICOLO 3: ASSEMBLEA E MATERIE

L’Assemblea di Sezione, ivi compresa quella per il rinnovo delle cariche, è costituita dai soli Soci del Circolo iscritti alla Sezione ai sensi dell’art. 1) e 2), i quali vi potranno presenziare con diritto di intervento e di voto. A tale Assemblea sarà ritenuta valida unicamente la presenza diretta del Socio, escludendo pertanto qualunque tipo di delega. La riunione d’Assemblea, la cui data e luogo dovranno essere preventivamente concordati con il Consigliere delegato dal Consiglio di Amministrazione e, ovviamente, con il Direttivo di Sezione, sarà convocata a cura del Segretario ovvero, in sua assenza, del Vice Segretario di Sezione. La comunicazione ai Soci di tale convocazione, contenente data, ora, luogo della riunione e Ordine del Giorno, dovrà essere effettuata a cura della Sezione, con avviso per conoscenza pubblicato anche sul sito del Circolo, con un preavviso di almeno dieci giorni, tenendo ovviamente conto dei tempi e dei mezzi tecnici di tale comunicazione. L’Assemblea di Sezione dovrà essere convocata almeno due volte l’anno. La stessa potrà essere convocata dal Segretario, dalla maggioranza del Direttivo di Sezione e dal Consigliere di Amministrazione delegato, qualora sia ritenuto necessario. L’assemblea sarà ritenuta valida con la presenza di almeno 10 Soci iscritti e le delibere saranno prese a maggioranza dei Soci iscritti presenti. All’Assemblea dovrà essere presente, per la validità della stessa, il Consigliere di Amministrazione Delegato che fungerà da Presidente; in caso di impedimento lo stesso sarà sostituito dal Presidente del Circolo o da altro Consigliere di Amministrazione da lui delegato. Prima dell’inizio della discussione verrà nominato dall’assemblea un segretario, il quale provvederà a redigere un apposito verbale nel quale dovranno essere indicati i nominativi dei soci presenti e che alla fine dovrà essere sottoscritto dal Presidente e dal segretario stesso. Tale documentazione dovrà essere trasmessa alla Direzione della Segreteria e conservata agli atti della Sezione. Spetterà all’Assemblea dei Soci con diritto di voto:

  • eleggere a maggioranza, i componenti del Direttivo di Sezione che, nel caso della prima riunione utile nomineranno tra di loro, insieme il Segretario ed il Vice Segretario alla presenza del Consigliere Delegato ai sensi del successivo art. 5),
  • valutare ed approvare i Bilanci preventivi ed i Bilanci consuntivi relativi all’attività della Sezione.

ARTICOLO 4: FUNZIONI DEL SEGRETARIO E DEL VICE SEGRETARIO

Il Segretario al momento della nomina è tenuto a sottoscrivere, per presa visione, il presente regolamento con l’impegno di distribuirne copia ai membri del Direttivo. Il Segretario, con la collaborazione del Vice Segretario, cura la redazione del Bilancio Preventivo e Consuntivo della Sezione, e delle incombenze indicate nel successivo art. 6), provvede al disbrigo della corrispondenza, alla convocazione delle riunioni del Direttivo, alla convocazione delle Assemblee dei Soci, alla compilazione dei verbali delle sedute del Direttivo, alla redazione della relazione di fine anno e di quella previsionale dell’anno successivo e conserva tutta la documentazione in questione e quella relativa all’attività della Sezione. Alle rendicontazioni delle singole iniziative dovrà inoltre allegare l’elenco dei relativi partecipanti specificando se iscritto o simpatizzante. Le riunioni del Direttivo dovranno essere sempre concordate preventivamente con il Consigliere di Amministrazione delegato per consentirne la sua presenza. Il Segretario o, in sua assenza e impedimento, il Vice Segretario intrattiene i rapporti con il Consigliere Delegato. Per quanto attiene ai formali rapporti esterni, ogni Sezione è rappresentata solo ed esclusivamente dal Presidente del Circolo e, in sua assenza o impedimento, da uno dei Vice Presidenti, nell’ordine stabilito dallo Statuto sociale. Per quanto attiene ai rapporti con i fornitori di servizi necessari alla Sezione, gli stessi dovranno essere formalizzati dal Consigliere Delegato. Il Segretario deve fornire annualmente alla Segreteria l’elenco dei fornitori utilizzati, corredato di tutti i dati amministrativi e fiscali, per consentire le relative incombenze di legge. In tutti i casi di nomina di un nuovo segretario, il segretario uscente dovrà consegnare al primo tutta la documentazione della sezione da lui conservata. I componenti del Direttivo di Sezione non possono:

  • ricoprire cariche statutarie;
  • far parte di più di 2 Direttivi di Sezioni.

ARTICOLO 5: ELEZIONE E FUNZIONAMENTO DEL DIRETTIVO DI SEZIONE

Il Direttivo di Sezione, che è composto da un numero minimo di 3 ed un massimo di 9 elementi, compresi il Segretario ed il Vice Segretario, valuta con il Consigliere Delegato le iniziative della Sezione da proporre ai Soci e stabilisce le relative modalità attuative. Per le attività di durata ultra giornaliera dovrà essere informato preventivamente il Consiglio di Amministrazione. Il Direttivo di Sezione verrà convocato dal Segretario come previsto dallo Statuto e dal presente regolamento. Lo stesso potrà essere altresì convocato ogni qualvolta lo reputi opportuno la maggioranza dei membri del Direttivo stesso, oppure su esplicita richiesta del Consigliere di Amministrazione delegato. La data stabilità per la riunione dovrà essere comunicata ai componenti del Direttivo almeno 5 giorni prima, precisando il relativo ordine del giorno. Per la validità delle sedute sarà ovviamente necessaria, oltre alla presenza del Consigliere di Amministrazione Delegato, quella della maggioranza dei Membri del Direttivo. Le delibere saranno approvate con il voto favorevole della maggioranza dei presenti. Il Direttivo di Sezione può revocare, nel corso di apposita riunione, con il voto favorevole dei 2/3 dei componenti del Direttivo, l’incarico al Segretario e/o al Vice Segretario e, di conseguenza, provvedere, anche nella stessa riunione, alla loro sostituzione. In tal caso, se il numero delle preferenze accordate ai nuovi candidati alle cariche di Segretario e/o Vice Segretario, non rappresenta almeno i 2/3 dei componenti del Direttivo di Sezione, lo stesso decade. In tale circostanza la Direzione della Segreteria del Circolo dovrà indire entro 60 giorni un’Assemblea di Sezione per l’elezione di un nuovo Direttivo. Il Membro del Direttivo che risulti assente ingiustificato alle riunioni del Direttivo stesso per tre volte consecutive decade dalla carica, e verrà sostituito dal primo dei candidati non eletti indicati nel verbale dell’Assemblea nella quale si è provveduto alla nomina dei Membri del Direttivo. In caso di impossibilità, dovrà essere convocata, a cura del Segretario di Sezione, un’Assemblea per la nomina del nuovo componente. Qualora risultassero nel tempo decaduti i membri che rappresentano almeno la metà del Direttivo iniziale, l’intero Direttivo verrà considerato decaduto e si dovrà procedere ad una nuova Assemblea, da indire entro 60 giorni dalla Segreteria del Circolo, per l’elezione delle nuove cariche.

ARTICOLO 6: CONDUZIONE AMMINISTRATIVO/CONTABILE E RELATIVA DOCUMENTAZIONE

Il Preventivo delle Sezioni, unitamente alla relazione previsionale, indicante in maniera specifica e dettagliata le singole attività previste ed i relativi costi, dovranno essere consegnati, a cura del Segretario o di chi lo sostituisce, alla Segreteria Circolo la quale apporrà firma e data di ricezione entro il 31 Ottobre dell’anno antecedente a quello di riferimento. Ciò al fine di consentire l’inserimento dei relativi costi nel Bilancio Generale del Circolo. Il Consuntivo, con l’elenco degli iscritti alla Sezione e con la relazione di fine anno, indicante dettagliatamente le attività organizzate, i relativi costi e l’elenco nominativo dei Soci partecipanti dovrà essere consegnato, con le medesime modalità di cui sopra, entro il 20 febbraio dell’anno successivo a quello di riferimento. I relativi documenti fiscali, intestati ovviamente al Circolo UniCredit Banca di Roma, dovranno essere consegnati alla Segreteria del Circolo, per motivi di registrazione, entro 30 giorni dalla data indicata nella fattura; in difetto di ciò non sarà possibile per il Circolo giustificare la spesa e la stessa non potrà essere riconosciuta. Ai Bilanci di cui sopra dovranno risultare allegate le copie dei verbali assembleari e del Direttivo di approvazione. Il Bilancio Preventivo deve essere redatto, per ciascuna attività, in forma analitica e deve contenere tutte le indicazioni utili per poter valutare l’attività della Sezione, nonché l’indicazione della contribuzione richiesta. Il Bilancio Consuntivo deve contenere tutti i termini di raffronto con il Preventivo di riferimento e dare la possibilità di conoscere in modo esplicito il costo totale di ogni singola manifestazione. Qualora il numero dei partecipanti indicato nel Consuntivo di spesa sia considerevolmente inferiore a quanto indicato nel Preventivo, il Consiglio potrà delegare la Direzione della Segreteria, unitamente al Consigliere Delegato alla Sezione, i quali potranno apportare opportune riduzioni alle spese in questione. Le spese relative alle attività delle Sezioni sono sostenute anche da parte del Socio partecipante. Il Circolo potrà procedere al pagamento integrale e diretto dell’attività, incamerando poi dal Socio il corrispettivo dovuto, oppure potrà erogare direttamente al Socio partecipante un contributo per l’attività in questione. Solo le spese effettuate secondo le destinazioni ed entro i limiti approvati dal Consiglio di Amministrazione del Circolo, potranno essere considerate rientranti nel contributo assegnato alla Sezione. Nell’arco dell’anno, per comprovate necessità, le Sezioni potranno chiedere al Consiglio di Amministrazione del Circolo variazioni quantitative e diverse destinazioni delle somme assegnate iscritte nei Bilanci approvati, che saranno disponibili solo dopo l’approvazione del Consiglio medesimo. I rimborsi delle spese relativi alle attività indicate in bilancio vengono effettuati dalla Segreteria del Circolo, a seguito della presentazione di idonea documentazione fiscale. Potrà essere concesso al Segretario di Sezione un fondo cassa, nell’ambito dello stesso stanziamento approvato, con un limite massimo di € 500,00 che dovrà essere rendicontato entro 30 gg. dalla concessione con documentazione fiscalmente valida e, comunque, prima di poter accedere ad un’ulteriore anticipazione. Tutta la documentazione di spesa, unitamente a qualsiasi altra comunicazione o richiesta indirizzata al Circolo, dovrà recare obbligatoriamente la firma del Consigliere delegato, diversamente non sarà presa in alcuna considerazione.

ARTICOLO 7: MODALITA’ GESTIONALI - BILANCI I bilanci delle Sezioni dovranno essere redatti in conformità con i seguenti criteri:

  • Il Bilancio di previsione e consuntivo delle Sezioni dovrà essere redatto secondo lo schema indicato dalla Direzione della Segreteria del Circolo.
  • L’importo accordato e le relative spese sostenute dovranno essere imputate alle specifiche iniziative effettuate, in maniera che risulti come attività prevalente quella sociale (es: tornei sociali, gare sociali, corsi di scuola sportiva per soci e familiari, visite mediche sportive, feste sociali ecc.).
  • Una parte minoritaria della somma accordata potrà essere destinata all’acquisto di divise sportive con i colori sociali e la scritta Circolo Unicredit Banca di Roma; su richiesta della Sezione interessata e salvo diverse determinazioni da parte del Consiglio di Amministrazione, potranno essere finanziati due tornei interbancari e/o interaziendali all’anno, con un contributo di euro 60,00 ad atleta/Socio e/o atleta del nucleo familiare, e con un rimborso delle tasse di iscrizione alla manifestazione fino ad un massimo di euro 25,00 pro capite; qualora le tasse di partecipazione superino l’importo di € 25,00 l’eccedenza dovrà necessariamente essere assorbita dall’eventuale contributo erogato.
  • Gli acquisti dei trofei, coppe, premi e le altre spese di rappresentanza, dovranno essere indirizzati, in linea di massima, presso i fornitori ufficiali del Circolo con i quali sono state concordate condizioni che permetteranno ovvie sinergie e risparmi da parte del Circolo; gli importi per dette voci di spesa non potranno superare il 20% del totale del contributo deliberato (salvo autorizzazioni da parte del Presidente e/o del Direttore Circolo per un ulteriore 10% massimo).

ARTICOLO 8: SPONSOR

Qualora la Sezione nell’ambito della propria attività riceva delle proposte di sponsorizzazione da parte di ditte o società, le stesse proposte dovranno essere preventivamente sottoposte all’attenzione del Consiglio di Amministrazione, che deciderà a suo insindacabile giudizio, in merito alla convenienza economica e all’opportunità delle stesse per la tutela del buon nome del Circolo. In caso di approvazione, le eventuali somme derivanti dalla sponsorizzazione verranno incassate dal Circolo e poi distribuite alla sezione interessata, in aggiunta agli stanziamenti già approvati, detratte le spese e gli oneri fiscali.

ARTICOLO 9: SEZIONI SPORTIVE

Per le Sezioni sportive il Segretario ha l’obbligo di verificare e certificare che tutti i partecipanti agli eventi sportivi siano in regola con le norme vigenti che regolano l’attività sportiva agonistica o non agonistica, come ad esempio la consegna di idoneo certificato medico.

ARTICOLO 10: UTILIZZO DI EVENTUALI ENTRATE E AVANZI D’ESERCIZIO

Gli avanzi annuali di esercizio delle Sezioni possono essere portati a nuovo nell’esercizio successivo, in aggiunta al nuovo budget e per un solo anno, con un massimo di € 1.000,00 (mille). In caso di somme superiori a tale importo, o di importi relativi a più anni, gli stessi rifluiranno contabilmente nel Bilancio Generale del Circolo, salvo eventuali deroghe, stabilite caso per caso, dal Consiglio di Amministrazione.

ARTICOLO 11: RAPPORTI ESTERNI

In relazione all’art. 2 dello Statuto le Sezioni potranno collaborare con Federazioni, Associazioni Sportive Dilettantistiche, Enti di promozione ed altri Organismi nazionali ed internazionali (quali ad esempio la Croce Rossa, le Federazioni Sportive del CONI, ecc.) qualora ciò non sia in contrasto con i principi ispiratori delle attività del Circolo e lo Statuto dello stesso. La collaborazione potrà avvenire solo con il consenso del Presidente del Circolo o di chi lo sostituisce. L’eventuale utilizzo di strumenti multimediali da parte delle Sezioni, come internet, radio, televisione ecc., dovrà essere preventivamente comunicato al Consiglio di Amministrazione del Circolo e da questo espressamente autorizzato, così come qualsiasi utilizzo del nome “Circolo Unicredit Banca di Roma”. Per quanto riguarda Internet le Sezioni possono utilizzare solo il sito ufficiale del Circolo. Per le comunicazioni da inviare agli iscritti, il direttivo deve utilizzare esclusivamente la mail ufficiale della sezione. Gli indirizzi mail dei soci iscritti alla sezione devono essere comunicati alla Segreteria. E’ espressamente vietato l’utilizzo di siti o indirizzi e-mail differenti e l’utilizzo del nome e logo del Circolo.

ARTICOLO 12: RAPPRESENTANZA SOCIALE

I colori sociali dovranno figurare nelle divise sportive del Circolo, con la scritta Circolo Unicredit Banca di Roma.

ARTICOLO 13: DECORRENZA E VALIDITA’

Il presente regolamento avrà decorrenza dalla data indicata in sede di approvazione da parte del Consiglio di Amministrazione del Circolo e sarà valido fino a successiva modifica e relativa approvazione.

ARTICOLO 14: APPROVAZIONE DEL REGOLAMENTO

Il presente Regolamento è stato approvato dal Consiglio di Amministrazione del Circolo con delibera del 24 Maggio 2013.

 

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